Macam - Macam Dan Tujuan Rapat

Macam - macam Rapat

Rapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi peninjauannya. Menurut tujuannya, rapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu:

a. Rapat Penjelasan adalah rapat yang bertujuan memberikan penjelasan kepada para peserta. Dalam rapat penjelasan, seorang pemimpin rapat memberikan penjelasan kepada para peserta rapat.

b. Rapat Pemecahan merupakan rapat yang bertujuan mencari pemecahan suatu masalah. Pada rapat pemecahan masalah, peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan masukan berupa saran atau pendapat yang akan disimpulkan bersama yang merupakan jalan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.

c. Rapat Perundingan adalah rapat yang bertujuan menghindari adanya suatu perselisihan.

Rapat menurut sifatnya dibedakan menjadi 4, antara lain:

(a) Rapat resmi (formal meeting)

Rapat resmi adalah rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat. Peserta rapat akan mendapatkan pemberitahuan terlebih dahulu yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.

(b) Rapat tidak resmi (informal meeting)

Rapat tidak resmi adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat tidak memerlukan persiapan istimewa dan rapat ini mendiskusikan suatu hal yang terjadi tiba-tiba.

(c) Rapat terbuka

Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota dan materi yang dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat tidak rahasia.

(d) Rapat tertutup

Rapat tertutup adalah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.

Menurut jangka waktunya, rapat dibedakan menjadi sebagi berikut :

1. Rapat mingguan

Rapat mingguan adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.

2. Rapat bulanan

Rapat bulanan adalah rapat yang diadakan setiap bulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.

3. Rapat semesteran

Rapat semesteran adalah rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan ke depan.

4. Rapat tahunan

Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan setahun sekali.

Menurut frekuensinya, rapat dibedakan menjadi sebagai berikut :

1. Rapat rutin

Rapat rutin adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya.

2. Rapat insidentil

Rapat insidentil adalah rapat tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan harus diseleseikan bersama.

Menurut saluran hubungan dalam organisasi, rapat dibedakan menjadi dua macam yaitu:

A. Rapat Vertikal, yaitu rapat antara pimpinan dengan para bawahan dalam rangka pemberian informasi tentang berbagai peraturan atau kebijakan pemimpin, atau dalam rangka pengambilan keputusan. Dalam rapat ini para bawahan diberi kesempatan untuk memberikan saran-saran sehingga dengan demikian pimpinan dapat memberikan motivasi kepada para bawahan untuk berpikir secara kreatif.

B. Rapat Horizontal, yaitu rapat yang berlangsung antara pejabat atau pegawai yang setingkat. Rapat ini diselenggarakan terutama dalam rangka untuk mendapatkan koordinasi dan kerjasama di antara unit yang ada dalam organisasi untuk menghindari adanya duplikasi pekerjaan dan adanya ingkar tanggung jawab dari masing-masing pejabat dalam pelaksanaan tugas.

Berdasarkan pelaksanaannya, rapat kerja dibedakan menjadi dua macam antara lain:

A. Rapat kerja Terpimpin, yaitu rapat dimana pimpinan rapat memegang peran utama dalam pengambilan keputusan. Rapat kerja pimpinan juga dapat berlangsung dalam rangka pemberian penjelasan tentang peraturan atau petunjuk agar dalam pelaksanaannya dapat berlangsung secara serentak dan seragam.

B. Rapat kerja terbuka, yaitu lawan dari rapat kerja terpimpin, dimana pimpinan tidak memegang peranan utama dan para peserta diberi kesempatan untuk memberikan saran-saran positif yang dimilikinya. Rapat semacam ini diselenggarakan untuk mendapatkan sumbangan pikiran.

Beberapa macam-macam rapat dilihat dari segi peninjauannya:
1. Menurut tujuannya,yaitu:
Rapat penjelasan; ialah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para anggota, tentang kebijaksanaan yang diambil oleh pimpinan organisasi, tentang prosedur kerja dana tata cara kerja baru, untuk mendapatkan keseragaman kerja.
Rapat pemecahan masalah bertujuan untuk mencari pemecahan tentang suatu masalah yang dihadapi. Suatu masalah dikatakan sebagai problem solving apabila masalah itu pemecahannya berhubungan dengan masalah-masalah lain, saling mengait.
Rapat perundingan, yaitu rapat yang bertujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak saling merugikan keduabelah pihak.

2. Menurut sifatnya, rapat dibedakan menjadi:
Rapat formal; rapat ang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, menurut ketentuan yang berlaku, dan pesertanya secara resmi mendapat undangan.
Rapat informal; rapat yang diadakan tidak didasarkan suatu perencanaan formal. Dapat terjadi setiap saat, kapan saja, dimana saja dengan siapa saja.

3. Menurut jangka waktunya, dapat dibedakan menjadi:
Rapat mingguan; yaitu rapat yang diadakan sekali seminggu, yang membahas maslah-masalah yang bersifat rutin yang dihadapi oleh masing-masing manajer.
Rapat bulanan, rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap terjadi pada bulan lalu. Misalnya, membahas rugi bulan yang lalu.
Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan sekali setahun. Misalnya, rapat Dewan Komisaris.

4. Menurut frekuensinya, rapat terdiri atas:
Rapat rutin, rapat yang sudah ditentukan waktunya, mingguan, bulanan, tahunan.
Rapat isidental, yaitu rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung masalah yang dihadapi itu merupakan masalah yang sangat urgen yang perlu dipecahkan bersama.

Tujuan Rapat
Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu :
Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern.
Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi.
Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
Menampung semua permasalahan dari arus bawah ( para peserta rapat ).
Dan lain-lain.

Agar tujuan rapat dapat dicapai, analisis ( pelajari ) terlebih dahulu bagaimana tingkat ketercapaian dari tujuan tersebut.

Jenis-Jenis Rapat Dan Syarat-Syaratnya
Orang-orang sering menggunakan kata rapat dalam keseharian. Baik ketika situasi formal maupun tidak formal. Dalam setiap kegiatan rapat tentu mempunyai tujuan rapat dan jenis rapat yang berbeda.

Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangnya atau segi peninjauannya.
Berdasarkan tujuan.

1. Rapat Penjelasan.

2. Rapat Pemecahan Masalah.

3. Rapat Perundingan.
Berdasarkan sifat.

1. Rapat formal.

2. Rapat informal.

3. Rapat terbuka.

4. Rapat tertutup.
Berdasarkan jangka waktu.

1. Rapat mingguan.

2. Rapat bulanan.

3. Rapat semester.

4. Rapat tahunan.
Berdasarkan frekuensi.

1. Rapat rutin.

2. Rapat insidental.
Berdasarkan nama.

1. Rapat kerja.

2. Rapat dinas.

3. Musyawarah kerja.

Rapat Resmi
Rapat Resmi yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu melalui surat undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protokol yang membantu kelancaran rapat. Apabila terdapat perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi dengan pembatasan pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih penting adalah memberikan jaminan bahwa semua peserta diperlakukan dengan sebaik-baiknya.

Rapat tidak resmi
Rapat tidak resmi yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas masalah yang mendesak atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris hanya membuat ringkasan-ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan.

Syarat-Syarat Rapat
Rapat dapat dikatakan berlangsung dengan baik dan berhasil, apabila tujuan rapat yang telah ditentukan tercapai. Untuk dapat mencapai tujuan rapat, ada beberapa syarat yang harus diperhatikan pihak panitia penyelenggara rapat. Bagaimanakah syarat-syarat rapat yang baik?
Suatu pertemuan dapat disebut sebagai sebuah rapat apabila memenuhi kriteria berikut, yaitu:
Membicarakan suatu masalah yang berkaitandengan tujuan organisasi, perusahaan, instansi, pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirundingkan/didiskusikan secara bermusyawarah.
Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.
Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka ( tidak ada yang disembunyikan serta prasangka ).
Adanya unsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang dibahas.
Untuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat harus mengetahui syarat-syarat rapat yang baik.

Syarat-syarat rapat yang baik, antara lain : a)Persiapan rapat.
Persiapan rapat harus dirancang dan dilaksanakan oleh panitia penyelenggara rapat. Secara garis besar persiapan yang harus dilaksanakan, yaitu :
Penentuan tujuan rapat dan acara rapat.
Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.
Penentuan tempat.
Akomodasi.
Konsumsi.
Media/peralatan.

b) Pelaksanaan rapat.
Suasana rapat berlangsung terbuka.
Para peserta rapat berpartisipasi aktif.
Adanya kendali dari ketua rapat
Hindarkan debat kusir.
Bahasa harus komunikatif.
Hindarkan monopoli ketika berbicara.
Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat.
Adanya notulen. Acara rapat.
Media rapat.
Waktu.

Unsur-Unsur Rapat
Rapat yang termasuk salah satu jenis diskusi terdiri atas beberapa unsur, diantaranya :
Tujuan rapat.
Masalah yang dirapatkan.
Pemimpin rapat.
Peserta rapat.
Media rapat.
Notulis atau sekretaris.

Tata Tertib Rapat
Agar rapat bisa mencapai maksud dan tujuannya, hendaknya rapat harus dikelola dengan baik dan harus mengetahui tata tertib rapat yang memenuhi kriteria sbb:
Tepat waktu dalam memulai rapat.
Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta rapat dapat mengetahui susunan acara rapat.
Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain.
Adanya partisipasi dari peserta rapat.
Bersifat terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan saran dari peserta lain tanpa emosi. Dengan tidak melihat siapa yang berbicara, tapi setiap peserta mau mendengar pendapat orang lain.
Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan.
Perdebatan bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain atau emosi, namun saling melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas yang lainnya.
Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat, jelas dan lugas.
Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat walaupun terjadi perdebatan atau pro-kontra pendapat. Jadi pemimpin rapat harus dapat mengendalikan rapat sehingga masalah dapat dipecahkan untuk mengambil kesimpulan.
Selalu ada kesimpulan yang diambil berdasarkan argumen-argumen yang disetujui bersama.
Agar rapat dapat berhasil dengan baik, terlebih dahulu harus dibuat susunan acara rapat yang merupakan urut-urutan jalannya rapat, mulai dari pembukaan rapat sampai dengan rapat ditutup yaitu :

· Pembukaan

· Pembacaan susunan acara rapat

· Pembahasan materi rapat

· Lain-lain

· Penutup

Post a Comment

Artikel Terkait Tips Motivasi