Pengertian Dokumentasi

Dokumen adalah surat penting atau berharga yang sifatnya tertulis atau tercetak yang berfungsi atau dapat di pakai sebagai bukti ataupun keterangan.

Ada 3 jenis dokumen yang harus di pahami dan di diketahui :
Jenis dokumen dari segi pemakaiannya
1. Dokumen pribadi

Dokumen pribadi yaitu surat keterangan penting yang kegunaannya untuk kepentingan pribadi contohnya adalah KTP, Ijazah, Akte Kelahiran, Surat Nikah dll.

2. Dokumen Niaga

Dokumen niaga yaitu surat berharga yang kegunaannya adalah untuk bukti dalam melakukan transaksi contohnya adalah Surat Pengantar, Faktur dll, Ressi pengiriman barang dll.

3. Dokumen Pemerintah

Dokumen pemerintah yaitu surar-surat penting yang di gunakan dalam instansi pemerintahan contohnya adalah Undang-undang, RAPBN dll.

4. Dokumen sejarah

Dokumen sejarah yaitu surat-surat penting yang digunakan sebagai bukti peristiwa di masa lampau contohnya adalah Pancasila, teks proklamasi dll.

Jenis jenis dokumen dari segi fungsinya :
Dokumen dinamis adalah dokumen yang digunakan secara langsung di dalam proses kerja.
Dokumen statis adalah kebalikan dari dokumen dinamis yaitu dokumen yang tidak digunakan secara langsung dalam proses pekerjaan.

Jenis jeni dokumen dari segi ruang lingkupnya:
Dokumen korporal adalah dokumen yang di pakai secara terus-menerus dalam proses penyelenggaraan pekerjaan
Dokumen Riteral adalah dokumen yang di tulis, di rekan, dicetak dan di gambarkan.
Dokumen Privat adalah dokumen yang berupa surat ataupun arsip.



PENGERTIAN DOKUMEN & DOKUMENTASI


1.PENGERTIAN DOKUMEN



Dokumen menurut bahasa inggris berasal dari kata document yang memiliki arti suatu yang tertulis atau tercetak dan segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk di kumpulkan,disusun,di sediakan atau untuk disebarkan.

Dibawah ini ada pendapat dari beberapa ahli mengenai pengertian dokumen,diantaranya :

1. Pengertian dokumen menurut Louis Gottschalk (1986;38)

· Dokumen merupakan sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan daripada kesaksian lisan,artefak,peninggalan-peninggalan terlukis dan petilasan0petilasan arkeologis.

· Dokumen diperuntukan untuk surat-surat resmi dan surat-surat Negara seperti surat perjanjian,undang-undang,hibah dan konsesi.

· Dokumen dalam ari luas merupakan proses pembuktian yang didasarkan atas sumber jenis apapun,baik yang bersifat tulisan,lisan,gambaran atau arkeologis.

2. Pengertian dokumen menurut G.J Renier (University Collage London 1997;104)

· Dokumen dalam arti luas yaitu meliputi semua sumber tertulis saja,baik tertulis maupun lisan.

· Dokumen dalam arti sempit yaitu yang meliputi semua suber tertulis saja.

· Dokumen dalam arti spesifik yaitu hanya meliputi surat-surat resmi dan surat-surat Negara,seperti surat perjanjian,undang-undang,konsesi,hibah dan sebagainya



Dokumen adalah Segala benda yang berbentuk barang, gambar, ataupun tulisan sebagi bukti dan dapat memberikan keterangan yang penting dan absah.


Jenis – jenis Dokumen :

1. Menurut Jenisnya :
Dokumen Fisik adalah dokumen menyangkyt materi ukuran, berat, tata letak, sarana, prasarana, dan sebaginya.
Dokumen Intelektual adalah dokumen yang mengacu tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen, dan sebagainya

2. Menurut Sifatnya :
Dokumen Tekstual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tertulis. Misal: majalah, buku, katalog, dll
Dokumen Nontekstual : adalah dokumen yang berisi beberapa teks. Misal : peta, grafik, gambar, rekaman, dll.

3. Menurut Literatur :
Dokumen Korporil adalah dokumen mencakup materi cetak, tidak tercetak, prasasti, dan benda seni yang disimpan di museum dan perpustakaan.
Dokumen Literer adalah bahan cetak dan non cetak yang mengandung informasi atau keterangan tertentu yang berguna.

4. Menurut Kepentingan dan khususnya :
Dokumen Pribadi adalah dokumen yang dikumpulkan oleh perorangan dan merupakan koleksi dokumen pribadi. Misal : barang antik
Dokumen Ekonomi adalah dokumen berisi informasi tentang perkembangan perekonomian sutau bangsa dan negara. Misal : produk baru
Dokumen Sejarah adalah dokumen berisi informasi sejarah peradaban dan kebudayaan suatu bangsa. Misal : Piagam Proklamasi
Dokumen Kedokteran adalah dokumen berisi informasi tentang perkembangan ilmu kedokteran. Misal : dokumen obat-obatan
Dokumen Pemerintahan adalah dokumen berisi informasi tentang ketatanegaraan suatu pemerintahan. Misal : Peraturan-peraturan, Perundang-undangan

5. Menurut Dokumentasi :
Dokumen Primer adalah dokumen berisi informasi tentang hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Misal : laporan
Dokumen Sekunder adalah dokumen berisi informasi tentang literatur primer.
Dokumen Tersier adalah dokumen berisi informasi tentang literatur sekunder. Misal : buku



6. Segi Fungsi :

Dinamis adalah dokumen yang dapat ipergunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.
Dinamis aktif
Dinamis semi aktif
Dinamis in aktif

Setatis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.
Dokumen koprol
Dokumen Literal
Dokumen Privat



2. PENGERTIAN DOKUMENTASI

Dokumentasi adalah Kumpulan dari dokumen-dokumen dapat memberikan keterangan atau bukti yang berkaitan dengan proses pengumpulan dan pengelolaan dokumen secara sistematis serta menyebar luaskan kepada pemakai informasi tersebut.

Dokumentasi menurut beberapa ahli :

a. Pengertian dokumentasi menurut Paul Otlet (International Economic Conference 1905)

Dokumentasi adalah kegiatan khusus berupa pengumpulan,pengolahan, penyimpanan,penemuan kembali dan penyebaran dokumen.

b. Pengertian Dokumentasi menurut Encyclopedia Britanica

Dokumentasi adalah semacam pengawasan dan penyusunana bibiliografi, yang mengunakan alat-alat seperti seperti indeks, sari karnagn dan isei bibiliografi disamping memakai cara tradisional (klasikal dan katalogisasi), untuk membuat informasi itu dapat dicapai.

c. Pengertian dokumentasi Federataion Internationale de Decomentation (FID)

· Dokumentasi adalah mengumpulkan menyebarkan dokumen-dokumen dari semua jenis-jenis mengenai semua lapangan pekerjaan manusia (documentation C’ est reunir, classer et distribuer des document de tout genre dans tours les domaines de L’ativite humaine).



· Dokumen Primer adalah dokumen berisi informasi tentang hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Misal : laporan

· Dokumen Sekunder adalah dokumen berisi informasi tentang literatur primer.

· Dokumen Tersier adalah dokumen berisi informasi tentang literatur sekunder. Misal : buku

KEGIATAN ATAU TUGAS DOKUMENTASI

a. Mencari dan mengumpulkan bahan-bahan

b. Mencatat dokumen

c. Mengolah dokumen

d. Memproduksi dokumen

e. Menyajikan dan menyebarluaskan dokumen

f. Menyimpan dan memelihara dokumen

Segi Fungsi :



· Dinamis adalah dokumen yang dapat ipergunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.

· Dinamis aktif

· Dinamis semi aktif

· Dinamis in aktif

· Setatis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.

· Dokumen koprol

· Dokumen Literal

· Dokumen Privat



Pengkodean dokumen

pengkodean dokumen dapat dengan mudah dilakukan sehingga tidak membutuhkan.Banyak waktu dalam penyimpanan.
Untuk melakukan pengkodean dokumen dilakukan dengan mencatat pada buku induk dokumen antara lain sebagai berikut:
Nomor urut
Tanggal dokumen diperoleh
Penyusunan dokumen
Nama/judul dokumen
Kota tempat terbit
Nama penerbit
Tahun penerbitan
Jumlah halaman
Cara saat memperolehPada saat ini,dokumen telah banyak yang direkam atau dijadikan microfilm, bahkan ada pula yang disimpan dalam memori computer.

Dengan pengolahan kode(kode sandi) akan dapat ditemukan dengan cepat dokumen yang dicari.Dokumen bisa berwujud lembaran ,film, pita ,atau rekaman. Untuk wujud dari lembaran khususnya warkat atau surat-surat dipergunakan system kearsipan atau filling. lain dengan dokumen yang terjilid ,penyimpanan ,penataan ,dan pengamanannya dipergunakan system perpustakaan,Pembagian klasifikasi dimulai dari pembagian utama yang dipecah menjadi divisi,divisi dipecah lagi menjadi seksi ,dan seksi dipecah menjadi subseksi.
Pembagian klasifikasi ini dapat dibagi menjadi bagian yang lebih kecil lagi.

1. Pola klasifikasi judul(caption)dan pembagian judul atas
2. Teknik mengindeks
3. Teknik menetapkan kode
4. Prosedur dan teknik penyimpanan
5. Menentukan pencatatan yang diperlukan

KLASIFIKASI JUDUL ARSIP
Arsip-arsip yang ditata menurut system abjad diklasifikasikan menjadi 4 kelompok,yaitu:

1. Arsip peroranganArsip ini diberi judul(caption)nama perorangan.
2. Arsip instansi pemerintahArsip ini diberi judul(caption)nama instansi pemerintah.
3. Arsip niagaArsip ini diberi judul(caption) nama perusahaan.
4. Arsip yang dikelola oleh badan-badan social.
TEKNIK MENGINDEKS(menetapkan unit)Setelah menetapkan judul apakah nama perorangan,organisasi social ,instansi pemerintah, ataupun swasta,maka sekarang kita perlu menentukan unit-unit terpenting. Hal ini dikenal dengan mengindeks.
TEKNIK menetapkan kodeDalam menetapkan kode , kita menggunakan suatu teknik yang memuat suatu aturan-aturan dalam mengindeks .


Pengertian Dokumentasi Menurut Para Ahli

Dokumen adalah kumpulan data yang berbentuk nyata dan diperoleh berdasarkan sistem pengelolaan data yang disebut dengan proses dokumentasi. Tanpa adanya dokumentasi, data tersebut tidak akan menjadi sebuah dokumen yang real. Dan menurut para ahli, dokumentasi adalah proses yang dilakukan secara sistematis mulai dari pengumpulan hingga pengelolaan data yang menghasilkan kumpulan dokumen. Dokumentasi itu sendiri tujuannya adalah untuk memperoleh dokumen yang dibutuhkan berupa keterangan dan hal-hal yang membuktikan adanya suatu kegiatan yang didokumentasikan.

Proses dokumentasi dilakukan melalui beberapa tahapan penting untuk mendapatkan kumpulan data yang nantinya menjadi sebuah dokumen. Tahapan dokumentasi tersebut diantaranya adalah:
Mencari dan mencatat data sebanyak-banyaknya,
Mengumpulkan data tersebut menjadi satu kesatuan,
Mengolah dan memproduksinya dalam bentuk dokumen,
Membagi dan menyebarluaskan dokumen hasil proses dokumentasi kepada pihak-pihak yang diperkenankan dan mempunyai kepentingan tertentu,
Mengamankan dan menyimpan keseluruhan dokumen yang telah dibuat agar terpelihara dengan baik bila sewaktu-waktu dibutuhkan kembali.
Pengertian Dokumentasi Menurut Para Ahli

Itulah serangkaian tahap demi tahap proses dokumentasi. Dan perlu diketahui, dokumentasi dapat menghasilkan beberapa jenis dokumen yang berbeda dan sesuai dengan tingkat kebutuhan masing-masing pihak yang melakukan proses dokumentasi tersebut. Jenis dokumen terdiri dari dokumen primer, sekunder dan tersier. Dalam sebuah perusahaan dan lembaga penting, seluruh kegiatan dokumentasi harus selalu dilakukan agar menghasilkan ketiga jenis dokumen tersebut. Bahkan untuk kepentingan pribadi, dokumentasi juga diperlukan untuk mengoleksi dokumen yang sifatnya pribadi, seperti foto, barang-barang antik dan lain sebagainya.

Dengan mendokumentasikan seluruh hal yang dianggap penting, maka dokumen akan selalu tertata rapih dan mudah ditemukan kembali. Itulah sebabnya proses dokumentasi amat baik untuk kepentingan bersama khususnya dalam sebuah perusahaan. Selain itu, dokumen yang telah didokumentasikan pasti akan berguna untuk kebutuhan kerja di masa yang akan datang sebagai contoh atau sumber informasi dalam mengerjakan hal-hal serupa agar lebih mudah terselesaikan. Itulah manfaat yang bisa didapatkan jika proses dokumentasi data dilakukan dengan baik sehingga mempermudah dan memperlancar seluruh kegiatan yang berhubungan dengan dokumen tersebut.

Post a Comment

Artikel Terkait Tips Motivasi